Formation IA pour les fonctions administratives et assistantes

Matin

1. Ce que l’outil sait faire d’un écrit

• Comprendre en quelques minutes ce qu’est un modèle de langage, sans jargon.
• Ce qu’il fait très bien, ce qu’il invente, et comment le repérer.
• Prendre en main l’interface : conversations, import de fichiers, dictée.
• Pratique : première demande sur une tâche réelle, lecture critique du résultat.

2. Reprendre la main sur sa messagerie

• Résumer un fil long et identifier ce qui appelle une réponse.
• Préparer des réponses, ajuster le ton, relire avant d’envoyer.
• Traiter une demande récurrente avec un modèle plutôt qu’une improvisation.
• Pratique : traitement complet d’un échantillon de messages réels.

3. Les écrits du quotidien

• Courriers, notes de service, convocations, ordres du jour, relances.
• Adapter le niveau de langue au destinataire : direction, fournisseur, usager, salarié.
• Corriger, raccourcir, clarifier un texte reçu.
• Traduire et adapter pour un interlocuteur étranger.
• Pratique : rédaction de trois écrits types du poste.

4. Réunions et comptes rendus

• Préparer un ordre du jour et les documents associés.
• De la prise de notes au compte rendu structuré, avec décisions et points d’action.
• Ce qu’il faut annoncer aux participants quand un outil enregistre ou résume.
• Pratique : compte rendu complet à partir de notes brutes.

Après-midi

5. Documents longs et dossiers

• Résumer un rapport, un contrat, un marché, un compte rendu de comité.
• Comparer deux versions d’un document et repérer ce qui a changé.
• Extraire une information précise d’un dossier volumineux.
• Vérifier avant de transmettre : le réflexe indispensable.
• Pratique : synthèse d’un document long apporté ou fourni.

6. Chiffres et tableaux

• Mettre en forme, trier et nettoyer un tableau.
• Faire écrire une formule, puis la comprendre avant de s’en servir.
• Produire un récapitulatif ou un graphique à partir d’un suivi.
• Pourquoi un chiffre produit par un outil se vérifie toujours.
• Pratique : reprise d’un tableau de suivi du participant.

7. Organisation et modèles

• Préparer un déplacement, une réunion complexe, un planning contraint.
• Constituer ses modèles et ses demandes réutilisables.
• Documenter une procédure pour qu’un collègue puisse la reprendre.
• Pratique : constitution de sa bibliothèque personnelle de modèles.

8. Confidentialité et bonnes pratiques

• Ce qu’on ne dépose jamais : données personnelles, dossiers salariés, contrats, coordonnées bancaires.
• Anonymiser correctement un document avant de le soumettre.
• Ce que deviennent les données selon l’offre utilisée.
• Relire, corriger, assumer : ce qui sort du service engage l’organisation.
• Questions ouvertes et échanges avec le formateur.